Public Relation dalam Menyusun Informasi

Tahapan-tahapan Public Relation dalam Menyusun Program Kerja

A. Penemuan Fakta (Fact Finding)

            Sebelum menyusun program kerja seorang Public Relation haruslah menemukan fakta terlebih dahulu dalam lingkungan publiknya baik itu public internal maupun eksternal.
Hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah situasi dan pendapat dalam masyarakat (opini public) terhadap suatu langkah yang akan di ambil, maupun yang sedang dilaksanakan itu dapat menunjang atau justru malah akan menghambat kegiatan organisasi atau perusahaan.salah satu kegiatan dalam tahap ini yaitu :
>memperhatikan berbagai kejadian atau perkembangan sosial, politik dan juga ekonomi yang secara langsung ataupun tidak langsung akan mempengaruhi orgnisasi atau perusahaan
>mengumpulkan berbagai macam data untuk di olah menjadi informas, menganalisis informasi itu agar sesuai dengan keperluan organisasi atau perusahaan, dan sebagainya.

B. Perencanaan (Planning)

            Perencanaan atau planning ini  merupakan bagian penting dalam usaha memperoleh opini public yang menguntungkan.
Dalam tahap ini merupakan bagian yang sangat menentukan bagi keberhasilan tujuan organisasi, terutama tujuan Public Relation itu sendiri.

c.  Komunikasi

            Pada tahap komunikasi ini, yaitu merupakan penyampaian informasi secara aktif kepada public, baik public internal maupun public eksternal mengenai apa yang telah disusun dan juga di programkan.
Dalam proses penyampaian informasi Public Relations menggunakan berbagai bentuk jenis, dan bentuk teknik komunikasi agar dapat mencapai efek tertentu seperti yang diharapakan.

d. Evaluasi (Evaluations)

            Setelah melakukan Komunikasi maka perusahaan/organisasi pastinya tertarik untuk mengetahui dampak atau pengaruh dari tahap komunikasi terhadap publiknya. Untuk mengetahuinya, maka dilakukanlah evaluasi atau evaluations.

Evaluasi sendiri adalah tahap terakhir kegiatan Public Relations.
Tujuan utama dari Evaluasi adalah untuk mengetahui apakah kegiatan Public Relations benar-benar dilaksanakan menurut rencana hasil penelitian berdasarkan penemuan fakta.Manfaat dari sebuah program kerja yang dilakuakan  oleh Public Relation baik itu dalam public Internal maupun Eksternal nya antara lain :

·         Internal public relations

Kita ketahui bahwasanyya kunci keberhasilan Public Relation adalah transparan.

Dengan sifat yang transparan ini akan membangun sebuah hubungan  keakraban antara public internal nya dengan organisasi/ perusahan sehingga timbulah sebuah kenyaman kerja yang kondusif. Yang tentunya akan berpengaruh terhadapa perusahan/ organisasi itu sendiri.

·         Eksternal public frelation

Dalam menjalin sebuah hubungan dengan pihak eksternal, dapat lebih memperkenalkan perusahaan dengan pihak terkait,  menjaga keharmonisan serta kerja sama dan pada intinya menciptakan opini public yang positif.

Public Relation dalam menjalin hubungan dengan pers

            Hubungan pers merupakan suatu kegiatan khusus dari Public Relation untuk melakukan komunikasi penyampaian pesan atau informasi tertentu mengenai aktivitas yang bersifat kelembagaan, perusahaan, hingga kegiatan bersifat individual lainnya yang perlu dipublikasikan oleh pihak pers atau media massa untuk menciptakan publisitas dan citra positif.

Adapun kiat-kiat yang dilakukan seorang PR dalam membina hubungan dengan pers nya antara lain:

Ø  By servicing the media :
memberikan pelayanan kepada media dengan menciptakan kerja sama dan hubungan timbal balik.

Ø  By establishing a reputation for realibility :
menegakkan suatu reputasi agar di percaya.

Ø  By supplying good copy :
memasok naskah informasi yang baik.

Ø  By cooperations in providing material :
melakukan kerja sama yang baik dalam menyediakan bahan informasi

Ø  By providing  verification facilities :
penyediaan fasilitas yang memadai.

Ø  By building personal relationship with the media :
membangun hubungan-hubungan secara personal dengan media. Hal ini mendasari keterbukaan dan saling menghormati profesi masing-masing.  

Manfaat dan tujuan kegiatan dokumentasi dan kliping yang dilakukan Public Relation

Seorang PR tidak hanya dituntut pandai berbicara saja namun seorang PR haruslah mempunyai skil writing (menulis).
Dalam hal lain seorang PR harus pandai dalam kegiatan dokumentasi dan kliping.Manfaat dan Tujuan dari kegiatan dokumentasi dan kliping diantaranya sebagai berikut

v  Sebagai memori sebuah perusahaan/ organisasi yang digunakan untuk menjaga instansi.

v  Digunakan sebagai alat pembuktian, bahwasanya kita ketahui kunci keberhasilan dari sebuah public relation yaitu Transparan.

v  Membantu mengambil keputusan, melakukan perencanaan dan melakukan pengawasan

v  Menjaga serta merawat semua public baik itu internal maupun eksternal.

v  Untuk memelihara hubungan perusahaan dengan masyarakat.